KI-Telefonassistent kostenlos: Was wirklich gratis ist
Die ehrliche Antwort zuerst: Einen KI-Telefonassistenten, der dauerhaft und kostenlos die Anrufe Ihres Betriebs annimmt, kennen wir nicht. Jede Gesprächsminute kostet den Anbieter Geld, für Telefonie, Spracherkennung und Sprachausgabe. Wer das verschenkt, holt es sich woanders zurück, etwa über Ihre Daten oder über harte Minutenlimits.
Gratis ist der Einstieg. Bei fonio sind das drei Dinge:
- Eigene KI-Demo: Sie geben Ihre Website ein, wählen eine Stimme und eine Begrüßung und hören in rund einer Minute, wie der Assistent für Ihren Betrieb klingt.
- Audio-Test: Stimmen und Tonqualität lassen sich ohne Kosten probehören.
- 30 Tage Geld-zurück-Garantie: Kein Gratis-Angebot im engeren Sinn, aber der Punkt, an dem Sie den echten Betrieb mit echten Anrufern ohne Risiko testen.
Unser Rat: Nutzen Sie die Demo, um die Stimme zu prüfen, und die Garantiezeit, um den Alltag zu prüfen. Wie gut ein Assistent ist, merken Sie nicht am Demo-Anruf, sondern an den ersten 50 echten Gesprächen und den Notizen, die danach in Ihrem Postfach liegen.
Was kostet ein KI-Telefonassistent im Monat?
Die meisten Anbieter rechnen nach Minuten ab: ein Grundpreis mit Inklusivminuten, darüber ein Aufpreis. So auch fonio, dessen Technik hinter unserem AI Telefonassistenten steckt.
| Tarif | jährlich abgerechnet | monatlich abgerechnet | Inklusivminuten | gleichzeitige Anrufe | rechnerisch pro Minute |
|---|---|---|---|---|---|
| Solo | 99 € | 119 € | 1.000 | 1 | ca. 10 bis 12 Cent |
| Team | 299 € | 359 € | 3.600 | 3 | ca. 8 bis 10 Cent |
| Scale | ab 539 € | ab 599 € | ab 6.000 | individuell | bis zu 10 Cent |
Solo enthält eine Telefonnummer und einen Nutzer, Team drei Nummern und beliebig viele Nutzer. Der Unterschied zwischen jährlicher und monatlicher Zahlung beträgt 20 Prozent. Den vollständigen Leistungsvergleich der Tarife veröffentlicht fonio auf der Preisseite; die Einrichtung über uns fragen Sie über die Preisübersicht auf der Startseite an.
Welche Kosten zusätzlich anfallen
Der Grundpreis ist nicht immer die Rechnung. Diese Posten kommen dazu, wenn Sie sie brauchen:
- Zusatzminuten: Sind die Inklusivminuten verbraucht, ergänzt fonio automatisch Pakete zu 100 Minuten für je 15 €. Das sind 15 Cent pro Minute, also deutlich mehr als die Minute im Tarif.
- Weitere Telefonnummern: 9 € pro Nummer und Monat in Solo und Team.
- Ausgehende Anrufe (ab Team): Sie verbrauchen Minuten, dazu kommen Carrier-Kosten je angefangener Minute.
- Rufumleitung bei Ihrem Telefonanbieter: Die Umleitung auf den Assistenten läuft über Ihren bestehenden Anschluss. Ob Ihr Anbieter dafür Gebühren berechnet, steht in Ihrem Telefontarif.
- Umsatzsteuer: Alle Preise sind netto. Für Unternehmen mit Vorsteuerabzug spielt das keine Rolle, für Kleinunternehmer schon.
Fünf Kostenfallen, die Sie vermeiden sollten
- Zu kleiner Tarif aus Sparsamkeit. Wer mit Solo jeden Monat 14 Zusatzpakete kauft, zahlt 99 € + 210 € = 309 € und wäre mit Team für 299 € günstiger dran, inklusive mehr Puffer.
- Gleichzeitige Anrufe vergessen. Solo nimmt einen Anruf zur selben Zeit an. Klingelt es montags um neun dreimal parallel, hilft die günstigste Minute nichts.
- Lange Begrüßungen. Eine Ansage von 25 Sekunden kostet bei 1.000 Anrufen fast sieben Stunden Minutenkontingent. Kurz begrüßen, dann zur Sache.
- Gratis-Tools ohne Auftragsverarbeitungsvertrag. Ein KI-Assistent verarbeitet Namen, Telefonnummern und Anliegen. Ohne AVV nach Art. 28 DSGVO wird der kostenlose Test schnell teuer.
- Monatlich zahlen, obwohl der Bedarf feststeht. Nach der Testphase kostet das bei Team 720 € im Jahr mehr als nötig.
Rechenbeispiele: Welcher Tarif passt zu Ihren Anrufen?
Die Formel ist einfach: Anrufe pro Tag × durchschnittliche Gesprächsdauer × Arbeitstage. Die Gesprächsdauer finden Sie in den Statistiken Ihrer Telefonanlage. Die folgenden Betriebe sind Beispiele, die Preise stammen von fonio.
Beispiel 1: Handwerksbetrieb
25 Anrufe am Tag, im Schnitt 2 Minuten, 21 Arbeitstage: 1.050 Minuten. Solo deckt 1.000 Minuten ab, dazu kommt ein Zusatzpaket. Rechnung: 99 € + 15 € = 114 € netto im Monat bei jährlicher Abrechnung.
Beispiel 2: Arztpraxis
60 Anrufe am Tag, im Schnitt 2,5 Minuten, 21 Arbeitstage: 3.150 Minuten. Mit Solo wären das 22 Zusatzpakete, zusammen 99 € + 330 € = 429 €. Team kostet 299 € und enthält 3.600 Minuten. Dazu nimmt Team drei Anrufe gleichzeitig an, was in der Sprechstunde zählt. Klare Wahl: Team für 299 € netto im Monat.
Die Schwelle zwischen Solo und Team
Bei jährlicher Abrechnung liegen Solo und Team 200 € auseinander. Das entspricht gut 13 Zusatzpaketen. Ab gut 2.300 Minuten im Monat ist Team günstiger als Solo mit Nachkauf. Bei monatlicher Zahlung (119 € gegenüber 359 €) liegt die Schwelle bei rund 2.600 Minuten. Wer häufig parallele Anrufe hat, braucht Team ohnehin früher.
Was ein verpasster Anruf Ihren Betrieb kostet, rechnen Sie mit unserem ROI-Rechner in wenigen Sekunden durch.
KI-Telefonassistent oder Empfangskraft: der Kostenvergleich
Seit 1. Januar 2026 liegt der gesetzliche Mindestlohn bei 13,90 € pro Stunde. Eine Teilzeitkraft mit 20 Wochenstunden kostet damit rund 1.200 € brutto im Monat, ohne Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, ohne Urlaubs- und Krankheitsvertretung. Und sie ist 20 Stunden in der Woche erreichbar, nicht 168.
| Kriterium | KI-Telefonassistent (Solo) | Teilzeitkraft, 20 Std./Woche |
|---|---|---|
| Kosten pro Monat | 99 bis 119 € netto | ca. 1.200 € brutto plus Nebenkosten |
| Erreichbarkeit | rund um die Uhr | 20 Stunden pro Woche |
| Urlaub, Krankheit | kein Ausfall | Vertretung nötig |
| Komplexe Beratung, Beschwerden | leitet an Menschen weiter | Stärke des Menschen |
Unsere Meinung: Die KI ersetzt nicht die Mitarbeiterin, die Stammkunden beim Namen kennt. Sie ersetzt das Besetztzeichen, die Mailbox und den Rückruf am nächsten Morgen, wenn der Kunde längst woanders angerufen hat. Am meisten bringt der Assistent deshalb bei Randzeiten, Spitzen und Routinefragen; alles andere leitet er an Ihr Team weiter.
Pflichten, die nichts kosten, aber Geld sparen
Zwei rechtliche Punkte gehören zur Kostenrechnung, weil Versäumnisse teuer werden können:
- Datenschutz: Achten Sie auf Hosting in der EU und einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Bei fonio und unserem Setup ist der AVV enthalten.
- Transparenz: Die KI-Verordnung der EU verlangt in Art. 50, dass Menschen erfahren, wenn sie mit einem KI-System sprechen. Ein Satz in der Begrüßung genügt, etwa: „Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten der Praxis Dr. Wagner.“